Planificación.
Todo lo que vaya a ocurrir en el evento tiene que haber sido previamente planificado al milímetro en el briefing. Cuenta con todos los elementos y personal que necesites para cada una de las actividades que vayan a tener lugar. En palabras de Guillermo de Portugal, de Last Lap, una de las empresas con más experiencia en la materia, “lo mejor es llevar todo lo mejor preparado posible, porque siempre surgen imprevistos. Cuando llevas muchos años montando eventos sabes dar solución a estos imprevistos, aunque conviene recordar que son cosas que no siempre dependen de ti, sino que a menudo son cosas de terceros”.
La importancia de la imagen.
Es posible que tengas un cuñado que maneja Photoshop… Pero no es suficiente. Contempla la posibilidad de contar con un diseñador gráfico profesional que elabore una imagen adecuada para el evento y que, además, encaje a la perfección en las distintas plataformas donde se vaya a mostrar. Ya se sabe: una imagen vale más que mil palabras.
Planificar bien las cosas y cuidar extremadamente la imagen es fundamental
Logística adecuada.
Todo evento que se precie necesita de una logística adecuada. Empresas como la imprenta digital Helloprint, (dedicadas a la impresión de productos de publicidad exterior, como las banderas o las banderolas y todo tipo de material promocional, como rollups, flyers o folletos),dedicadas a la publicidad exterior, banderolas, etc, te serán de utilidad. Asimismo, no olvides tener en regla todos los permisos pertinentes por parte de la autoridad que corresponda. “Muchas veces se trata de acuerdos verbales con Ayuntamientos, y a menudo contestan en el último momento, por lo que es importante cubrirse bien las espaldas”, apunta De Portugal. Vallas, instrucciones, contenedores de basura, servicios públicos… que no se te escape nada.
Piensa en la seguridad.
“Es fundamental contratar un seguro de responsabilidad civil”, cuenta Guillermo. “Y sobre todo, dar un servicio bueno y seguro a la gente que va a acudir al evento y participar en las distintas actividades que se desarrollan en él”.
La comunicación es clave.
Asegúrate de elaborar una nota de prensa que llegue a todos los medios que puedan darle difusión al evento. Ha de ser clara y concisa: piensa que un periodista recibe decenas de ellas al día.
Usa las redes.
Crea una cuenta en las distintas redes sociales para comunicar todo lo que tenga que ver con el evento. Durante el mismo, toma fotografías de todo lo que suceda para ir publicándolas con el pertinente hashtag. Y permanece atento a todos los comentarios que puedan hacerte los asistentes al evento en las redes. Muéstrate siempre cercano y amable.
Fomenta la participación.
“Hoy en día, lo más importante para que un evento sea un éxito es que sea dinámico y, sobre todo, participativo”, explica De Portugal. “Cada vez se tienda más a que la gente sea parte activa del evento y a que tenga una experiencia. Porque toda la información y los contenidos ya están en Internet, así que si vas a un evento es para tener algo que no puedas ver en la Red. ¡Que haya acción!”.
Visita el escenario del evento con antelación. ¿Está todo en orden? ¿Funciona todo?
Organízate.
No dejes que ningún elemento te pille por sorpresa. Anticípate a todo lo que pueda suceder durante el evento, especialmente los imprevistos que puedan suponer algún tipo de problema. No dejes ningún cabo suelto.
Que todo esté previsto.
Visita el lugar del evento con la suficiente antelación. ¿Está todo en orden? ¿Funcionan todos los equipos eléctricos que vayas a utilizar? ¿Está limpio y ordenado? Si es necesario, elabora una lista para que no se te escape nada.
¡Disfruta!
Parece que a veces se nos olvida lo más importante: las bicicletas son nuestra pasión, por lo que un evento ciclista debe hacernos disfrutar. La profesionalidad no está reñida con pasarlo bien. De hecho, los asistentes al evento lo percibirán a la perfección. Si disfrutas, se nota.